Política de tratamiento de datos personales

Esta política describe cómo Bélet DyD (NIT 900.420.203-5, Calle 59 # 4-56, Bogotá, Colombia), responsable de la plataforma ActuarIA, trata los datos personales, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (hoy incorporado en el Decreto 1074 de 2015) y las demás normas que los complementen.

1. Responsable del tratamiento

Razón social	Bélet DyD
NIT	900.420.203-5
Domicilio	Calle 59 # 4-56, Bogotá, Colombia
Correo para asuntos de datos personales	[email protected]
WhatsApp	+57 313 853 6815

2. Dos clases de datos, dos roles

ActuarIA trata datos personales en dos situaciones distintas, y su rol cambia en cada una:

a) Datos de los usuarios de la Plataforma

Los datos del abogado o de la firma que se registra. Aquí Bélet DyD es el responsable del tratamiento y esta política aplica de forma directa.

b) Datos de terceros dentro de los expedientes

Nombres de partes, contrapartes, testigos, peritos y demás personas que aparecen en las actuaciones judiciales consultadas o en los documentos que el abogado carga. Aquí el abogado usuario es el responsable del tratamiento — es él quien decide cargarlos y con qué finalidad, en ejercicio de su profesión — y Bélet DyD actúa como encargado: trata esos datos únicamente por cuenta del abogado, para prestarle el servicio, siguiendo sus instrucciones y esta política. El abogado declara contar con la autorización o la base legal para ese tratamiento.

3. Qué datos recogemos

De los usuarios

• Identificación y contacto: nombre, correo electrónico, teléfono, nombre de la firma; y, si el usuario los registra para facturación, tipo y número de documento, razón social, dirección.
• Cuenta y seguridad: contraseña (almacenada cifrada de forma irreversible), registros de inicio de sesión (fecha, dirección IP, tipo de dispositivo y navegador), códigos de verificación, sesiones activas.
• Uso del servicio: acciones dentro de la Plataforma (registro de auditoría), consultas realizadas, uso del asistente con IA, plan contratado y pagos (referencia de la orden, valor, fecha, estado y medio de pago informado por la pasarela; nunca el número de tarjeta ni credenciales bancarias).
• Si entra con Google: el nombre, el correo y el identificador de cuenta que Google entrega. No accedemos a su calendario, contactos ni correos.

De terceros en los expedientes (por cuenta del abogado)

• Lo que publican las fuentes judiciales sobre cada proceso: número de radicación, despacho, sujetos procesales, actuaciones y fechas.
• Lo que el abogado carga: documentos del expediente, notas, tareas, datos de contacto de sus clientes para informes y facturación.

Los expedientes pueden contener datos sensibles (por ejemplo, información sobre salud, origen, orientación sexual o antecedentes en procesos penales). Bélet DyD no los busca ni los clasifica; los trata solo como parte del expediente y bajo las medidas de seguridad de esta política. El abogado, como responsable, es quien determina la licitud de su tratamiento.

4. Para qué los usamos

• Crear y administrar la cuenta, autenticar al usuario y proteger el acceso.
• Consultar automáticamente las fuentes judiciales de los procesos registrados y avisar de novedades por correo.
• Almacenar y organizar el expediente, la agenda, las tareas y la información financiera del usuario.
• Generar respuestas del asistente con IA sobre el expediente cargado.
• Enviar, cuando el usuario lo configure, informes periódicos a sus clientes en su nombre.
• Procesar pagos, emitir comprobantes y llevar el historial de facturación.
• Atender solicitudes, soporte y quejas.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
• Mejorar el servicio con base en estadísticas de uso agregadas y anonimizadas.
• Enviar comunicaciones comerciales sobre ActuarIA, que el usuario puede desactivar en cualquier momento.

5. Con quién compartimos los datos (encargados)

Para prestar el servicio usamos proveedores que tratan datos por nuestra cuenta, bajo contrato y con medidas de seguridad. Algunos están fuera de Colombia, lo que implica una transferencia internacional de datos a países que, según la Superintendencia de Industria y Comercio o los mecanismos contractuales aplicables, ofrecen un nivel adecuado de protección. Al aceptar esta política, el usuario autoriza esa transferencia.

Proveedor	Para qué	Ubicación
Railway	Alojamiento de la aplicación y de la base de datos	Estados Unidos
Cloudflare	Almacenamiento de documentos, red de entrega y protección del sitio	Estados Unidos / red global
Anthropic	Modelo de lenguaje del asistente con IA. Recibe los documentos y preguntas necesarios para responder. No usa esos contenidos para entrenar sus modelos.	Estados Unidos
Resend	Envío de correos transaccionales	Estados Unidos
Twilio	Envío de mensajes de texto (códigos de verificación y avisos)	Estados Unidos
Bold	Procesamiento de pagos. Recibe los datos de pago directamente del usuario; Bélet DyD no los ve.	Colombia
Google	Inicio de sesión con cuenta de Google, cuando el usuario lo elige	Estados Unidos
GitHub	Copias de seguridad cifradas de la base de datos	Estados Unidos

Fuera de estos encargados, no vendemos, alquilamos ni cedemos datos personales a terceros. Podemos entregarlos a autoridades cuando una orden legal lo exija.

6. Cuánto tiempo los conservamos

• Mientras la cuenta esté activa, todo lo necesario para prestar el servicio.
• Al cerrar la cuenta, los documentos y expedientes se eliminan en un plazo de 30 días, salvo que el usuario pida una exportación antes.
• Los registros de pagos y facturación se conservan el tiempo que exigen las normas contables y tributarias colombianas (hasta 10 años).
• Los registros de seguridad y auditoría se conservan hasta 12 meses.
• Las copias de seguridad se rotan periódicamente; un dato eliminado puede persistir en una copia hasta que esta caduque.

7. Cómo los protegemos

• Cifrado en tránsito (HTTPS/TLS) y en reposo en la base de datos y el almacenamiento de documentos.
• Contraseñas almacenadas con funciones de hash irreversibles.
• Verificación en dos pasos disponible; control y cierre remoto de sesiones.
• Registro de auditoría de acciones sensibles.
• Acceso del personal de Bélet DyD limitado a lo necesario para soporte, con registro de cada acceso.
• Copias de seguridad diarias.

Ningún sistema es infalible. Si ocurre un incidente que afecte datos personales, lo notificaremos a los usuarios afectados y a la Superintendencia de Industria y Comercio conforme a la ley.

8. Sus derechos como titular

Todo titular de datos personales tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Acceder gratuitamente a sus datos.

Cómo ejercerlos

Escriba a [email protected] con el asunto "Datos personales", indicando su nombre, el correo asociado a la cuenta (o el proceso en el que aparece, si es un tercero), y qué solicita. Las consultas se responden en máximo 10 días hábiles y los reclamos en máximo 15 días hábiles, conforme a los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012. Si el reclamo es incompleto, se pedirá completarlo dentro de los 5 días siguientes.

Si usted es un tercero cuyos datos aparecen en un expediente cargado por un abogado usuario, puede dirigirse a nosotros y trasladaremos la solicitud al abogado responsable, o directamente a él.

9. Autorización

El usuario otorga su autorización para el tratamiento descrito aquí al marcar la casilla de aceptación en el formulario de registro, o al iniciar sesión con Google tras marcarla. Esa aceptación queda registrada con fecha y hora. Cuando el abogado carga datos de terceros, declara contar con la autorización correspondiente como responsable de ese tratamiento.

10. Menores de edad

La Plataforma no está dirigida a menores de edad y no se crean cuentas para ellos. Los datos de menores que aparezcan en expedientes se tratan bajo la responsabilidad del abogado usuario, con las cautelas que la ley exige para esos casos.

11. Cookies y tecnologías similares

La Plataforma usa almacenamiento local del navegador para mantener la sesión iniciada y recordar preferencias de interfaz. El sitio público puede usar herramientas de medición (como Google Analytics a través de Google Tag Manager) para entender el uso agregado de las páginas; esas herramientas se activan solo cuando están configuradas y pueden bloquearse desde el navegador. No usamos cookies de publicidad de terceros dentro de la Plataforma.

12. Vigencia y cambios

Esta política rige desde su fecha de actualización y permanece vigente mientras Bélet DyD trate datos personales. Los cambios sustanciales se avisan por correo y dentro de la Plataforma; la versión vigente siempre está publicada en esta página.