Cuando se vence un término, suele ser por una falla de sistema y no de conocimiento: la actuación se vio tarde, que se tomó como inicio la fecha del auto y no la de la notificación, o el término quedó anotado en una libreta que solo conocía una persona. Esas fallas se resuelven con un sistema.
Esta guía propone uno: de dónde sale la fecha de inicio, qué datos debe tener el registro de cada término y qué hábitos lo sostienen cuando el volumen crece. Sirve igual con una hoja de cálculo, una agenda compartida o un software.
Por qué los términos importan tanto
El artículo 117 del Código General del Proceso (CGP) dice que los términos que el código señala para los actos de las partes y de los auxiliares de la justicia son perentorios e improrrogables, salvo disposición en contrario. Si falta un término legal, el juez señala el que estime necesario y solo puede prorrogarlo una vez, si la causa es justa y la solicitud se presenta antes del vencimiento.
Dos consecuencias para el control: no hay un margen de cortesía, y tampoco hay forma de reparar un error de cómputo después de la fecha. Todo el trabajo está en no llegar tarde a la fecha correcta.
De dónde sale la fecha de inicio
El cómputo es la parte más conocida y la menos peligrosa. La que más errores produce es la fecha de inicio, que depende de cómo te enteras:
| Origen | Cuándo queda notificado | Desde cuándo corre el término |
|---|---|---|
| Auto o sentencia fuera de audiencia | Por estado: la inserción se hace al día siguiente de la fecha de la providencia (CGP, art. 295) | Desde el día siguiente al de la notificación (CGP, art. 118) |
| Término concedido en audiencia | En la misma audiencia | Para quienes estaban obligados a concurrir, desde su otorgamiento (CGP, art. 118) |
| Notificación personal por correo electrónico | Se entiende realizada transcurridos dos días hábiles siguientes al envío del mensaje (Ley 2213, art. 8) | Cuando el iniciador recepciona el acuse de recibo o se constata el acceso al mensaje (Ley 2213, art. 8) |
| Traslado de un escrito enviado por canal digital | Se entiende realizado a los dos días hábiles siguientes al envío (Ley 2213, art. 9, parágrafo) | Cuando el iniciador recepciona el acuse de recibo o se constata el acceso (Ley 2213, art. 9, parágrafo) |
| Traslado en secretaría | Se incluye en una lista a disposición de las partes por un día (CGP, art. 110) | Desde el día siguiente; el traslado, salvo norma en contrario, es de tres días (CGP, art. 110) |
Cómo se cuenta un término de días, con un ejemplo día por día, está en notificación por estado: cuándo empieza a correr el término.
- 1
Se envía la providencia
Como mensaje de datos a la dirección electrónica que suministró el interesado.
Envío
- 2
Pasan dos días hábiles
Transcurridos dos días hábiles siguientes al envío, la notificación se entiende realizada.
Notificación
- 3
Acuse o acceso
Los términos empiezan a contarse cuando el iniciador recepciona el acuse de recibo o se constata el acceso.
Inicio del término
Es lo que dice la ley. Si en tu caso hay dudas sobre el acuse o el acceso, confirma la fecha de inicio con el despacho antes de dar el término por corrido.
Qué debe tener el registro de un término
Una fecha suelta no es un control. Para que cualquiera del equipo pueda verificarlo, cada término lleva siete datos:
| Dato | Para qué sirve |
|---|---|
| Proceso (radicado) | Saber de cuál es, sin ambigüedad |
| Actuación que lo abrió | Poder volver a la providencia y confirmar el cómputo |
| Fecha de la notificación y su medio | Es el dato de partida: estado, audiencia o correo |
| Norma y plazo | Por ejemplo, tres días del artículo 318 del CGP |
| Vencimiento calculado | Contado en días hábiles, sin vacancia ni días de cierre |
| Fecha interna | Un día hábil antes, para tener margen |
| Responsable | Una persona concreta, no «el equipo» |
Cinco hábitos que lo sostienen
- Se registra el mismo día. Un término conocido que no se anota se anota tarde o no se anota. Cuando aparece una actuación nueva, lo primero es abrir el estado y decidir si abre un término.
- Una fecha interna, un día antes. Es una práctica, no una norma: deja margen para un error de cómputo, un fallo al radicar o un cierre imprevisto.
- Un responsable por término. Si es de todos, no es de nadie.
- Una vista que otros puedan ver. El calendario de una sola persona es un punto único de falla. La lista de vencimientos tiene que poder abrirla alguien más.
- Una revisión corta cada mañana. Primero lo que vence; después lo que cambió. La rutina completa está en cómo organizar la revisión diaria de procesos.
Si usas Excel
La hoja de cálculo sirve para esto mientras los procesos sean pocos y una sola persona la alimente. Nuestra plantilla de Excel para control de procesos calcula los vencimientos en días hábiles con los festivos y la vacancia judicial, y explica cuándo la hoja deja de alcanzar. El límite no es el cálculo: es que alguien tiene que ir a buscar la actuación y escribirla.
Cuando el volumen o el equipo crecen
Con decenas de procesos y varias personas, los términos dejan de vivir en una hoja y pasan a vivir en cada caso: la actuación, la providencia, la tarea con fecha y la persona a cargo, juntas. Eso es lo que ofrece el plan Firma de ActuarIA: cada proceso tiene un responsable, tareas con fecha y su agenda, y la plataforma consulta tus procesos cada día y te avisa por correo cuando aparece una actuación nueva. El cómputo del término y la decisión de qué hacer siguen siendo del abogado.