Con un solo cliente, el orden es una cuestión de prolijidad. Con diez, es una cuestión de riesgo: el mismo cliente puede tener un ejecutivo en un juzgado civil, una tutela y un proceso laboral, cada uno con su despacho, sus fechas y sus documentos. Si todo vive en un solo montón, la pregunta «¿en qué va lo mío?» obliga a reconstruir el caso cada vez.
Esta guía propone una estructura que separa lo que es del cliente de lo que es del proceso, y rutinas cortas para que ninguna actuación ni fecha se pierda entre tantos asuntos.
Tres niveles
La idea es simple: cliente → proceso → trabajo del proceso.
- El cliente es el nivel superior: quién es, cómo se le contacta, qué poder tiene el abogado, cómo se cobra y qué procesos le lleva.
- El proceso es la unidad de trabajo. Se identifica por su número de radicación de 23 dígitos, que el Código Único del Proceso Judicial define como único, y que se conserva durante toda la existencia del proceso; solo cambian sus dos últimos dígitos cuando hay recursos.
- El trabajo del proceso: documentos, actuaciones, tareas y fechas. Cómo ordenar los documentos, con el protocolo de la Rama Judicial, está en cómo organizar los documentos de un caso judicial.
ConstructoraAndes/
- 00FichaCliente Datos, poder, cobro y lista de procesos
- 11001310301220230045700_AndesVsBancoSur Ejecutivo · Juzgado civil del circuito
- 11001400300120250012300_AndesTutela Tutela · Juzgado civil municipal
- 11001310503220240078900_PerezVsAndes Laboral · Juzgado laboral del circuito
Nombres y números ficticios. La carpeta de cada proceso lleva el radicado en el nombre, como en la guía de documentos; la ficha del cliente va aparte.
La ficha del cliente
Es un solo documento por cliente, que se actualiza cuando algo cambia. Lo mínimo:
| Dato | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre o razón social e identificación | Distinguir homónimos y buscar sus procesos |
| Contacto principal y canal preferido | A quién se informa y cómo |
| Poder y sus facultades | Saber qué puedes hacer sin consultar |
| Forma de cobro y estado de los honorarios | Ver la cartera del cliente de un vistazo |
| Lista de procesos con su radicado y su despacho | El índice de todo lo demás |
| Fecha de la última comunicación | Detectar clientes que llevan semanas sin noticias |
Una vista de fechas por cliente
El error más caro cuando hay muchos clientes es mirar las fechas por proceso y nunca por cliente. Un tablero simple lo evita: una tabla por cliente con los próximos vencimientos de todos sus procesos.
| Proceso | Etapa | Próximo término o audiencia | Responsable |
|---|---|---|---|
| Ejecutivo · Andes vs. Banco Sur | Traslado de excepciones | Vence el traslado: 15 oct | Ana |
| Tutela · Andes | Primera instancia | Impugnación, si hay fallo | Luis |
| Laboral · Pérez vs. Andes | Audiencia inicial | Audiencia: 28 oct, 9:00 a. m. | Ana |
Ejemplo ficticio. La vista se revisa una vez por semana y antes de cada reunión con el cliente. Los términos se registran en el momento de conocerlos, como explicamos en cómo controlar los términos judiciales.
Que la revisión no dependa del cliente
La actuación nueva no avisa a qué cliente pertenece: aparece en un proceso. Por eso la revisión de actuaciones se hace por proceso y todos los días, y la de fechas por cliente y cada semana. Cuando son decenas de procesos, la rutina de revisión diaria y el seguimiento de muchos procesos se vuelven el apoyo de esta estructura.
Mantener separada la información de cada cliente
Con varios clientes, cada uno espera que lo suyo no se mezcle con lo de otro. Tres prácticas:
- Una carpeta y una ficha por cliente, sin documentos compartidos entre carpetas de clientes distintos.
- Acceso solo a quien lo necesita. En un equipo, cada persona puede limitarse a los procesos que le asignaron.
- Revisar al aceptar un cliente nuevo que no haya conflicto con los que ya llevas.
El deber de reserva sobre lo que el cliente confía al abogado, y lo que cambia cuando se usan herramientas de IA, está en secreto profesional e inteligencia artificial.
Informar sin que te lo pidan
Muchas llamadas de clientes son la misma pregunta: «¿cómo vamos?». Un resumen periódico con la etapa, la última actuación relevante y lo que viene las responde antes de que ocurran. Los honorarios y la cartera de cada cliente tienen su propia guía en cómo cobrar honorarios.
Cómo lo apoya ActuarIA
Cada proceso en ActuarIA lleva un nombre de caso, su historial de actuaciones, sus documentos, sus tareas con fecha y un contacto responsable. La plataforma consulta tus procesos cada día y te avisa por correo cuando aparece una actuación nueva, y, si registras el contacto responsable de un proceso, le envía cada mes un resumen por correo con el despacho y las últimas actuaciones. Con el plan Firma, cada proceso tiene además un abogado líder y un equipo, y cada persona ve lo que le corresponde. La ficha y la vista de fechas por cliente, como se describen aquí, las llevas tú.