En la pestaña de actuaciones de la Consulta de Procesos Nacional Unificada, cada registro trae el tipo de actuación y una anotación que redacta el propio despacho. Para quien lleva muchos procesos, leerlas bien es la diferencia entre enterarse de un término a tiempo o descubrirlo cuando ya corrió.
Esta guía explica las anotaciones más frecuentes, qué suele venir después de cada una y cuáles tienen efecto sobre los términos según el Código General del Proceso (CGP), que rige los procesos civiles, de familia y, en lo no regulado, otras especialidades. En lo penal y lo contencioso administrativo hay reglas propias, así que tómala como mapa general y verifica siempre la providencia.
Primero: cómo se lee una actuación
Según el manual de la CPNU, cada actuación muestra seis datos: la fecha de actuación, el tipo de actuación, la anotación, la fecha en que inicia el término, la fecha en que finaliza el término y la fecha de registro. Las fechas de término solo aparecen cuando la actuación abre un plazo y el despacho lo diligenció.
La regla que más importa está en el artículo 118 del CGP: el término que se concede fuera de audiencia corre a partir del día siguiente al de la notificación de la providencia que lo concedió. Por eso, más que la fecha en que se dictó un auto, importa la fecha en que se notificó.
«Al despacho»
Es una de las anotaciones más comunes y una de las que más dudas genera. Significa que la secretaría pasó el expediente al juez o magistrado para que decida algo: admitir la demanda, resolver un memorial, fijar fecha de audiencia, dictar sentencia.
Su efecto está en el mismo artículo 118 del CGP: mientras el expediente esté al despacho no corren los términos, sin perjuicio de las pruebas y diligencias ya decretadas. Los términos se reanudan desde el día siguiente a la notificación de la providencia que se dicte.
Lo que suele venir después es un auto, que aparecerá como una nueva actuación y se notificará por estado.
«Fijación estado» o «notificación por estado»
El estado es el listado que publica la secretaría con las providencias que se notifican ese día. El artículo 295 del CGP establece que se notifican por estado los autos y sentencias que no deban notificarse de otra forma, y que la inserción en el estado se hace al día siguiente de la fecha de la providencia.
Desde la Ley 2213 de 2022, las notificaciones por estado se fijan virtualmente, con la providencia insertada, y los estados se conservan en línea para consulta de cualquier interesado. La misma ley aclara que no se insertan en el estado electrónico las providencias que decretan medidas cautelares, las que mencionan a menores o las que el juez ordene reservar.
Qué hacer cuando la ves: abre el estado electrónico del despacho, lee la providencia y calcula el término desde el día siguiente a la fijación. Si la providencia no trae recursos, el artículo 302 del CGP dice que queda ejecutoriada tres días después de notificada.
«Traslado» o «fijación en lista»
Un traslado es el plazo que se le da a una parte para que se pronuncie sobre algo que presentó la otra: una excepción, una liquidación, un recurso, una solicitud. El artículo 110 del CGP dice que todo traslado que deba surtirse fuera de audiencia se hace en secretaría por el término de tres días, sin necesidad de auto, y que para eso se fija en una lista por un día, con efecto a partir del día siguiente.
La Ley 2213 de 2022 permite que estos traslados también se surtan de forma virtual, como los estados.
Qué hacer cuando la ves: revisa qué se corrió en traslado y si te corresponde pronunciarte. Tres días hábiles pasan rápido.
«Auto admite demanda», «auto inadmite» y «auto rechaza»
Son las primeras decisiones sobre la demanda, reguladas en el artículo 90 del CGP:
- Admite: la demanda reúne los requisitos y el juez le da el trámite que corresponde. Lo que sigue es la notificación al demandado.
- Inadmite: el juez señala con precisión los defectos para que el demandante los subsane en cinco días, so pena de rechazo.
- Rechaza: procede, entre otras causas, por falta de jurisdicción o de competencia, o cuando está vencido el término de caducidad.
«Recepción de memorial»
Indica que llegó un escrito al proceso: de cualquiera de las partes, de un perito, de una entidad que responde un oficio. La anotación no siempre dice quién lo presentó ni qué pide. Si no fuiste tú, vale la pena saber qué es, porque muchas veces lo siguiente es un traslado o un auto que lo resuelve.
Otras anotaciones frecuentes
| Anotación | Qué suele significar | Qué suele venir después |
|---|---|---|
| Radicación de proceso / reparto | El proceso llegó al despacho y quedó con su número de radicación. | Pasa al despacho para decidir sobre la admisión. |
| Auto de trámite o de sustanciación | Una decisión que impulsa el proceso sin resolver algo de fondo: requerir, poner en conocimiento, ordenar oficiar. | Se notifica por estado; a veces fija un plazo. |
| Auto fija fecha de audiencia | El juez señala día y hora para una audiencia. | La audiencia. Conviene agendarla de inmediato. |
| Oficio elaborado / librado | La secretaría preparó una comunicación a otra entidad o persona. | La respuesta de esa entidad, que llegará como memorial. |
| Constancia secretarial | La secretaría deja constancia de algo: un término vencido, un pago, un documento recibido. | Normalmente, que el expediente pase al despacho. |
| Sentencia | La decisión de fondo del proceso o de la instancia. | La notificación y el plazo para los recursos que procedan. |
| Envío o remisión del expediente | El proceso sale hacia otro despacho, por ejemplo al superior por un recurso. | Actuaciones con otros dos últimos dígitos en el radicado. |
| Archivo | El proceso terminó o se archivó por otra causa. | Nada, salvo que se solicite el desarchivo. |
Los nombres exactos cambian de un despacho a otro porque, como explica el manual de la CPNU, las actuaciones las digita cada despacho. Si una anotación no es clara, la providencia completa siempre está en el estado electrónico o en la pestaña Documentos.
Cómo no perder un término con muchos procesos
Con cinco procesos, leer las actuaciones cada mañana es manejable. Con cincuenta, el riesgo real no es no entender una anotación: es no verla a tiempo. Un «auto inadmite» que aparece un viernes y se revisa el martes ya se comió buena parte del plazo.
Por eso muchos abogados combinan dos hábitos: una revisión diaria de lo que cambió y un registro de cada término en la agenda apenas se conoce. El seguimiento de procesos de ActuarIA automatiza la primera parte: consulta tus procesos todos los días, guarda cada actuación en el historial del caso y te escribe solo cuando aparece una nueva. La lectura y la decisión siguen siendo tuyas; lo que desaparece es la búsqueda.
Si todavía consultas a mano, en cómo consultar un proceso en la Rama Judicial está el paso a paso completo.